”Muutosta ei kannata turhaan pelätä. Ihmiset ovat osoittaneet kykynsä muuntautua ja oppia ihan käsittämättömän nopeasti.”
Lokakuussa 2022 suomalainen mediayhtiö Sanoma Media Finland oli uuden edessä. Yhtiön taloushallintoon oli juuri käyttöönotettu uusi taloushallintojärjestelmä vanhentuneen edeltäjänsä tilalle. Tarkan harkinnan jälkeen yhtiö oli valinnut taloushallintonsa uudeksi digisydämeksi Microsoftin pilvipohjaisen taloushallintojärjestelmän, Dynamics 365 Financen, ja ratkaisukumppanikseen Efiman.
”Pitkän projektin jälkeen go-live meni itseasiassa ihan käsittämättömän hyvin, eikä meillä ollut tuotantoon menossa ollenkaan isompia haasteita”, Sanoma Media Finlandin talouspäällikkö Veera Roti muistelee vuoden takaista järjestelmän käyttöönottohetkeä. Roti myöntää silti jännittäneensä – muutoshanke oli mittava ja vaati paljon molemmilta osapuolilta. Lisäksi Microsoftin taloushallintoratkaisu oli yhtiölle ennestään tuntematon – siihen asti Roti ja suuri osa Rotin 15-henkisestä taloushallintotiimistä olivat vannoutuneita SAP-käyttäjiä. ”SAP-ihmiset ovat keskimäärin SAP-ihmisiä”, Roti nauraa, mutta keskustelun edetessä Roti paljastaa muutosvastarinnan sulaneen nopeasti positiivisten käyttökokemusten myötä.
Tavoitteena moderni ja toimintavarma taloushallinto
Istumme Rotin kanssa Sanoma Media Finlandin pääkonttorilla, Sanomatalolla, missä sijaitsevat esimerkiksi Helsingin Sanomien, Ilta-Sanomien ja Nelonen Median tilat. Sanoma-konserniin kuuluva mediayhtiö on Suomen monikanavaisin mediatalo. Tänä päivänä yhtiö tavoittaa päivittäin lähes kaikki suomalaiset niin sanoma- ja aikakauslehdissä, televisiossa, radiossa, verkossa kuin mobiilissakin.
Kun mediayhtiö alkoi kartoittaa itselleen uutta taloushallintojärjestelmää, vaatimustaso asetettiin korkealle. ”Liiketoiminnan muutosvauhti, mediamyynnin korkeat transaktiovolyymit sekä kymmenet integraatiot erillisjärjestelmiin asettavat paljon vaatimuksia taloushallinnon järjestelmälle”, Roti perustelee. Taloushallintoon oli lisäksi toivottu työkaluja, jotka toisivat tekemisen tähän päivään. Parhaiten tarpeeseen vastasi Efiman toimittama ratkaisukokonaisuus, joka Dynamics 365 -taloushallintojärjestelmän lisäksi kattaa useita Sanoman tarpeisiin räätälöityjä mobiilikäyttöliittymiä, kattavan integraatioalustan sekä yhtenäisen data-alustan taloustiedon keräämiseen, varastointiin, käsittelyyn, jakamiseen, raportointiin ja analytiikkaan.
”Uusi järjestelmä on ollut pidetty, enkä ole juurikaan kuullut kenenkään haikailevan vanhan perään”, Roti kertoo tyytyväisenä. Siinä missä vanhassa järjestelmässä moni toimenpide oli koettu kankeaksi ja ”vaati varmistuksia toisensa perään”, uudessa järjestelmässä työskentely on Rotin mukaan suoraviivaisempaa ja käyttökokemus nykyaikainen. ”Erityisesti myyntireskontran puolella, jossa liittymiä ja tapahtumia on paljon, Dynamics 365 Finance on vähentänyt työtaakkaa. Prosessien tehostuminen näkyy konkreettisesti siinä, että saamme enemmän aikaan samalla työpanoksella”, Roti luonnehtii. Pilvipohjainen järjestelmä on myös skaalautunut liiketoiminnan muutoksiin: vuoden sisällä on toteutunut useampi yrityskauppa, ja muutosten jalkauttaminen järjestelmään on tapahtunut Rotin tiimiltä kivuttomasti.
Tukea muutokseen ja jatkuvaan kehittämiseen Efimalta
Muille ohjelmistotalon vaihtoa harkitseville Rotilla onkin kannustava viesti: ”Muutosta ei kannata turhaan pelätä. Ihmiset ovat osoittaneet kykynsä muuntautua ja oppia ihan käsittämättömän nopeasti.” Uuden oppimiseen Sanomalla on saatu tukea Efimalta. Efima järjesti Rotin asiantuntijatiimille hiljattain käyttäjäkoulutuksen, jonka jälkeen Efiman konsultti jäi loppupäiväksi kiertämään työpisteeltä toiselle ja tukemaan tiimiä työssään. ”Saimme kerättyä ideoita ja kehityskohteita suoraan järjestelmän päivittäiskäyttäjiltä ja samalla vastattua heitä askarruttaviin kysymyksiin”, Roti kuvaa ja kertoo ensimmäisen vuoden olleenkin täynnä pienkehitystä yhdessä Efiman kanssa.
Yhdeksi merkittäväksi kehitysaskeleeksi Roti nostaa Microsoft Power Apps -pohjaiset sovellukset, joita Efima on erikoistunut kehittämään osaksi taloushallinnon ja liiketoiminnan kokonaisratkaisuja. Sovelluksia voidaan ottaa käyttöön itsenäisinä ratkaisuina tai niiden avulla voidaan luoda eri käyttäjäryhmille räätälöityjä ja rajattuja käyttöliittymiä eri yritysjärjestelmiin, kuten Dynamics 365 Financeen.
Yksi niistä on Memo App, jonka avulla mediayhtiön business controllerit voivat lähettää muistiotositteiden tietoja digitaalisesti kirjanpitoon. Memo Appin intuitiivisen käyttöliittymän lisäksi mahdollisuus lähettää tositteet kirjattavaksi ja samaan aikaan hyväksyntäkiertoon tuo joustavuutta etenkin kiireiseen kuun katkoon. Uusista sovellusideoista keskustellaan yhdessä Efiman kanssa, ja parasta aikaa Sanomalla arvioidaan Efima Invoicing Appin hyödyntämismahdollisuuksia: sovellus tarjoaisi liiketoiminnalle helppokäyttöisen työkalun laskutuspyyntöjen luomiseen ja lähettämiseen suoraan Dynamics 365 -järjestelmään taloushallinnon käsiteltäväksi. Roti näkee sovellusten hyötynä datan hallinnan lisäksi tehokkaan käyttöoikeuksien hallinnan: eri käyttäjäryhmät voivat syöttää tietoja kontrolloidusti taloushallintojärjestelmään ilman laajoja käyttöoikeuksia.
Kumppanuus tuo pysyvyyttä muutosten keskellä
Muutosten täyteisenä vuonna Sanomalla on arvostettu kumppanuuden jatkuvuutta. Heti järjestelmäuudistuksen alkumetreillä Sanomalle nimettiin Efimalta oma ratkaisun omistaja, jonka tehtävänä on varmistaa, että ratkaisukokonaisuus palvelee asiakkaan tavoitteita. ”Se on ollut meille todella tärkeää, että meillä on ollut juuri meidän järjestelmämme, toimintatapamme ja prosessimme tunteva konsultti alusta alkaen mukana. Heidi tuntee meidän järjestelmämme kuin omat taskunsa ja osaa haastaa meitä ja tuoda uusia ideoita”, Roti kiittelee.
Näkemykselliset suositukset ovat tulleet tarpeeseen erityisesti pilvipohjaisen taloushallintojärjestelmän versiopäivityksissä, joihin Sanomalla ei ollut aiemman paikallisjärjestelmän kanssa totuttu. Päivitysprosessi vaatii uusien ominaisuuksien läpi seulomista ja arvioimista, niiden käyttöönoton huolellista suunnittelua ja kattavaa järjestelmätestausta. ”Olemme pitäneet todella paljon siitä, että Efima viestii meille versiopäivitysten sisällöstä ja kertoo, mistä juuri me voisimme hyötyä”, Roti kuvaa. Hän kertoo myös lukevansa ahkerasti Efiman konsulttien kirjoittamaa ”Unboxataan Dynamics 365 -versiopäivitys” -blogisarjaa, jossa kerrotaan uusista julkaisuista lähes kuukausittain.
Sanomalla versiopäivityksiä viedään läpi kahdesti vuodessa. ”Ensimmäinen versiopäivityksemme vaati merkittäviä panostuksia, mutta kun prosessit ja testaus-caset on kertaalleen määritelty, toinen päivitys meni jo kevyemmin”, Roti kertoo. Päivitysten myötä uusi järjestelmä pysyy jatkuvasti ajan tasalla, eikä sen vanhenemisesta tarvitse huolehtia. Viimeisimmästäkin versiopäivityksestä paljastui jälleen hyödyllisiä työkaluja veroraportointiin, ja järjestelmän jatkuva päivittyminen on Rotin mielestä sekin muutos parempaan.
Olisiko Efima oikea kumppani myös teille?
Voit ottaa meihin yhteyttä täyttämällä alta löytyvän lomakkeen.