Eroon mutusta – Näin mittaat taloushallinnon kehitystyötä

Teknologian ja automaation kehitys on kaikkialla läsnä, ja taloushallinnon prosessit ovat yksi teknologiakehityksen mielenkiintoisimmista pelikentistä. Mutta mitä hyötyjä eri teknologiat ovat tuoneet taloushallinnon arkeen? Ja kuinka kyvykkäitä organisaatiot ovat ottamaan uusista työkaluista hyödyt irti?  

Näitä kysymyksiä pohtiessa katseet kääntyvät väistämättä kehitystyön mittaamiseen. Taloushallinnon kehitystyölle tarvitaan mittarit, jotka kertovat kehitettävien prosessien tilasta ja saavutetuista hyödyistä – aivan kuten talouden tunnusluvut kertovat siitä, kuinka yrityksellä menee. 

Mitä sitten tulisi mitata ja millä tavalla? 

Määritä kehitystyön tavoitteet – prosessikohtaisesti

Kehitystyössä ja sen mittaamisessa kaikki lähtee taloushallinnon tavoitteiden määrittämisestä. Kuten liiketoiminnan, myös taloushallinnon tavoitteiden tulisi olla yrityksen strategisista tavoitteista johdettuja. Se, ovatko tavoitteet painottuneet kasvuun ja tuloksellisuuteen, kulujen optimointiin, transformaation aikaansaamiseen vai riskienhallintaan, riippuu aina yrityksestä itsestään. 

Yrityksen strategiset tavoitteet viitoittavat siis tietä konkreettisempien, prosessikohtaisten tavoitteiden asettamiselle. Taloushallinnon tavoitteita asetettaessa huomio kiinnittyy usein taloushallintoprosessin tehokkuuteen tai automaatioasteeseen, läpimenoaikaan, palvelutasoon, kannattavuuteen, laatuun tai osaamiseen liittyviin painopisteisiin. 

Kaikille taloushallinnon prosesseilla ei voi kuitenkaan asettaa identtisiä tavoitteita ja painotuksia. Kunkin prosessin tavoitteiden painopiste on arvioitava prosessin nykytilanteen ja kypsyysasteen mukaan. Tavoiteasetantaa kannattaakin miettiä aikajanalla: mitkä tavoitteet ovat tämän prosessin kannalta kriittisimpiä juuri nyt, ja mitä kannattaa ottaa fokukseen hieman myöhemmin?

Mittaa prosessin eri vaikuttajia

Vasta kun kehitystyön prosessikohtaiset tavoitteet ovat määritelty, voidaan koota mittarit, jotka kertovat tavoitteiden toteutumisesta ja syy-seuraussuhteista. Mittareita määritettäessä on hyvä huomioida, että kehitystyö on ihmisten, prosessien ja teknologioiden yhteispeliä, ja parhaimpiin tuloksiin päästään, kun mittaroinnissa huomioidaan jokainen näistä osa-alueista. Siinä missä teknologiaan kohdistuvat mittarit kertovat teknologian suoriutumiskyvystä, ihmisten toimintaan liittyvät mittarit tarkastelevat asiaa ihmisten toiminnan näkökulmasta. Yhdistämällä molemmat, saadaan kokonaisvaltaisempi kuva teknologian ja ihmisten yhteispelistä ja osataan ongelmatilanteissa tunnistaa, missä osa-alueessa kiikastaa.

Otetaan esimerkiksi ostolaskujen käsittelyn automaatiokehitys. Automaatioteknologioiden, kuten tekoälyn, suoriutumista kuvaavat omat tunnuslukunsa, kuten ennustetarkkuus. Automaattisesti, eli ilman manuaalisia työvaiheita, läpimenevien laskujen osuus kertoo omaa tarinaansa siitä, kuinka hyvin ihmiset ovat saaneet teknologian jalkautettua osaksi prosessia. Koska laskujen käsittelyaika vaihtelee laskutyypin mukaan, ei automaation läpi kulkeva laskumäärä kerro sekään koko totuutta. Usein kaivataan näkemystä myös siihen, kuinka paljon laskujen käsittelyaika on todellisuudessa laskenut, laskujen kierto nopeutunut tai virheiden määrä vähentynyt. 

Luo siis ennemmin kokonainen mittaristo prosessin tilan arvioimiseksi – yksi mittari antaa kehityksestä usein yksipuolisen kuvan ja pahimmassa tapauksessa saatat päätyä vain osaoptimointiin. 

Tarkastele investoinnin vaikutusta kokonaisprosessiin ja mittaa myös sitä

Kehitystyön investointeja ja takaisinmaksuaikaa arvioitaessa on hyödyllistä tunnistaa ja mitata kehitystyön vaikutuksia kokonaisprosessiin – ei vain prosessin osaan. Muuten monet kehityksen hyödyt (tai haitat) voivat jäädä huomaamatta. 

Esimerkiksi jo mainitsemani ostolaskuprosessi on pitkä prosessi, johon kuuluu paljon sidosryhmiä aina hankinnasta taloushallintoon, ostolaskujen käsittelijöihin ja yrityksen johtoon saakka. Kehitystyö ”säteilee” kaikkiin sidosryhmiin. Esimerkiksi ostolaskudatan laadukkuutta arvioitaessa huomataan hyvin, kuinka laadukkaampi ostolaskudata mahdollistaa korkeamman automaatioasteen ja kuinka ostolaskuautomaatio toteutuessaan tehostaa sekä taloushallinnon että laskun tarkastajien ja hyväksyjien työtä, vähentää virheitä ja lisää kontrollia. Viime kädessä laadukkaampi lähtödata parantaa näin myös johdon raportoinnin luotettavuutta ja vähentää liiketoiminnallisia riskejä. 

Tunnista siis kehitystyön lisäarvo läpi koko prosessin ja pyri mittaamaan paitsi kehitystyön suoria myös sen välillisiä vaikutuksia, laadulliset vaikutukset mukaan lukien.

Kun mittarit ovat kasassa, mitä sitten?

Tavoitteet ja mittarointi ovat systemaattisen kehitystyön perusedellytyksiä, mutta ne eivät yksin riitä. Systemaattisessa kehitystyössä mittaamisen rinnalla kulkevat jatkuva muutosjohtaminen sekä mittaroitavien lukujen ja prosessien analysointi ja tuloksiin reagointi. 

Tavoitteiden ja mittariston määrittely on vasta kaiken alku

Olennainen osa taloushallinnon kehittäjän työtä on tarkastella, mitä mittaristo kertoo kehitystyön onnistumisesta, analysoida havaintoja ja johtaa niistä päivittäisen kehitystyön toimenpiteet. Oikein asetetut KPI-mittarit eivät värähdä, ellei muutos ole jalkautunut prosesseihin ja päivittäiseen asiantuntijatyöhön toivotulla tavalla. Jotta mittaristosta olisi arvoa taloushallinnon arjelle, on punaisena vilkkuviin mittareihin myös reagoitava ja kehitysaskelien vaikuttavuutta arvioitava säännöllisesti ja kriittisesti.

Systemaattisessa kehitystyössä mittaamisen rinnalla kulkevat jatkuva muutosjohtaminen sekä mittaroitavien lukujen ja prosessien analysointi ja tuloksiin reagointi. 

Kun yhä useampi mittari on saatu näyttämään vihreää, vapautuu aikaa tarttua uusiin kehityskohteisiin. Alan edelläkävijöitä ovatkin ne, …

• jotka näkevät teknologiakehityksen mahdollistajana,
• joilla on riittävää osaamista soveltaa uusien teknologioiden mahdollisuuksia
• ja jotka omaavat innostusta ja halua tehdä asioita alati fiksummin kuin ennen. 

Uusien mahdollisuuksien jatkuva arviointi on se kehitystyön polttoaine, joka saa meidät ajattelemaan suuresti ja visioimaan sitä, miltä taloushallinto voisikaan näyttää 10 vuoden päästä.

Mittaajan muistilista

Lopuksi vielä kertauksena muistilista hyvän mittariston kriteereistä sekä näkökulmiani siihen, mitä taloushallinnon kehitystyössä voi mitata.

Hyvän mittariston kriteerit

• On linkitetty liiketoiminnan taloushallinnolle asettamiin tavoitteisiin
• Tarkastelee tavoitetta useasta eri näkökulmasta
• Paljastaa poikkeavuuksia ja pullonkauloja prosessissa
• Tukee johtamista ja auttaa priorisoinnissa
• Huomioi syy-seuraussuhteen mitattavan asian ja tehtyjen toimenpiteiden välillä
• Helposti ymmärrettävä
• Mahdollisimman reaaliaikainen
• Tarkastettavissa ja näin ollen on luotettava

Näkökulmia siihen, mitä mitata

1.    Kehitystyö itsessään, kuten:

• käytetyt panokset ja kehitysideat (input)
• virtausteho eli paljonko saadaan valmiiksi määritellyssä ajassa
• avointen tehtävien määrä (itsessään tai suhteessa resursseihin ja aikaan)
• tulokset / toteuttamiskelpoiset kehitysideat (output)

2.    Kehitettävän asian vaikuttavuus, kuten:

• prosessin läpimenoaika tai käsittelyaika
• manuaalisen työmäärän osuus
• laadulliset vaikutukset, kuten virheiden tai poikkeamien määrä
• kehitystyön takaisinmaksuaika