Valtion talous- ja henkilöstöhallintoa tietojärjestelmineen kehittänyt Kieku-hanke päättyy myöhässä ja budjettinsa ylittäneenä. Mitä voisimme ottaa opiksemme Kiekusta?
Keskeistä kehitystyössä on, että ennen kuin prosesseja aletaan tehostaa, kyseenalaistetaan prosessien tai toimintojen tarpeellisuus, hankkeen loppuraportti kertoo. Kiekun vetäjä Lasse Skog arvioi Tivissä, että olisi pitänyt ensin yhdenmukaistaa toimintatapoja niin paljon kuin mahdollista ja sitten yksinkertaistaa. Vaatimuksia ja tavoitteita pitäisi pohtia vasta tämän jälkeen.
Kuulostaa tutulta. Me efimalaiset suorastaan jankutamme asiakkaillemme, että prosessien ja toimintatapojen tavoitetilat ja virtaviivaistaminen pitää suunnitella mahdollisimman aikaisessa vaiheessa, ennen järjestelmämäärityksien tekemistä.
Älä anna huonoille prosesseille tekohengitystä
Projektityön perinteinen teettämistapa valitettavasti auttaa huonoja prosesseja pysymään hengissä. Tilaaja kilpailuttaa hankkeen. Tuottaja tarjoaa sitten kiltisti pyynnön mukaista toteutusta. Hän ei todellakaan uskalla haastaa tilaajan prosesseja kaupan menettämisen pelossa.
Tilaajan ja toimittajan kuitenkin kannattaisi pähkiä speksejä yhdessä. Katsokaa rakennusalaa: Surullisenkuuluisaksi muodostuneen Länsimetron yksi ongelma on ollut suunnittelemattomuus. Tilaaja ja tekijät tappelevat siitä, kenen vika myöhästyminen ja budjetin paukkuminen on.
Samaan aikaan Tampereella Suomen pisin maantietunneli valmistuu etuajassa ja budjetissaan. Roihuvuoressa putkiremontti kestää vain kaksi viikkoa. Näitä onnistumisia yhdistää allianssimalli. Siinä kaikki osapuolet tekevät tiivistä yhteistyötä yhdessä sovittujen tavoitteiden eteen.
Määritykset on parempi tehdä yhdessä
Tiedämme kokemuksestamme, että allianssimalli sopii mainiosti myös toiminnanohjaus- ja ulkoistamisprojekteihin. Hankkeet onnistuvat parhaiten, kun tilaaja ja toimittaja tekevät määritykset yhdessä. Kun osapuolet jakavat hankkeen hyödyt ja riskit, sitoutuminen on syvää ja tekeminen hyvää.
Joku tuumii silti varmasti yhä, että projektin toteuttaja on jäävi osallistumaan suunnittelutyöhön. Tästä voisi päästä pikku hiljaa jo yli. Vai haluatko, että ERP-projektistanne tulee sinun organisaatiosi ikioma Länsimetro? Jos et, ole hyvä ja ota kumppanisi mukaan projektiin jo suunnitteluvaiheessa.
Kuva: CC sjhstone
Tero Salminen
Tero Salminen on yksi Efiman neljästä perustajasta ja pitkän linjan taloushallinnon ja liiketoimintaprosessien kehittäjä. Digitalisaation saralla hän haluaa edistää tarkoituksenmukaisuutta, parhaiden työkalujen hyödyntämistä ja hyvää palvelua.