Rajat auki ja digisydän sykkimään, CIO!

Toiminnanohjausjärjestelmien (ERP) teknologiat ovat murroksessa. Aiemmin vahvasti suljetut ja paketoidut valmisohjelmistot menevät pilveen ja joutuvat avaamaan rajapintojaan, jotta käytössä olevat muut ohjelmistot voivat luoda tietoja tai käyttää toiminnanohjausjärjestelmässä olevia tietoja. Ajatus siitä, että yksi valmisohjelmisto pystyisi sellaisenaan vastaamaan kattavasti asiakkaiden erilaisiin liiketoiminnallisiin tarpeisiin, ei tällä hetkellä ole niin suuressa huudossa.

Toki lähes jokaisen ERP-hankkeen yhtenä tavoitteena on käyttää mahdollisimman standardia valmisohjelmistoa. Kokemus on kuitenkin osoittanut, että harvoin tämä tulee onnistumaan. Erityisesti mitä pidemmälle yritys on vienyt järjestelmien hyödyntämisen, sitä haastavampaa on saada ihmiset luopumaan räätälöidyistä rukkasista jokapäiväisessä työssään. Projektin laajuus ja kustannukset karkaavat ennakoitua suuremmiksi, ja kaikilla on hermot toistuvasti kireällä.

Alustatalous on tulossa myös toiminnanohjausjärjestelmien markkinaan. Yhä useammat toimijat – niin ratkaisujen toimittajissa kuin asiakkaissakin – näkevät toiminnanohjausjärjestelmän enemmän alustana, digisydämenä, ja transaktiokoneena kuin kaikki tarpeet täyttävänä valmisohjelmistona. Tarkoitus ei olekaan enää yrittää tarjota samaa monimutkaista, parametroitavaa ja jättimäistä Sveitsin armeijan linkkuveistä joka paikkaan, vaan ennemminkin alusta talouden ja operatiivisen toiminnan integraatiolle.

ERP on kuin sydän, liiketoimintalogiikka on kuin hermosto, tapahtumadata on kuin verta ja sovellukset ovat kuin lihaksisto ja luut.

Tämän transaktiokoneen päälle tai sen kylkeen voidaan rakentaa toiminnalliset tarpeet täyttävät ohjelmat erityyppisistä vakiorakennuspalikoista, jotka ovat saatavilla helposti pilvestä. Tähän ajattelumalliin voidaan hakea analogiaa anatomiasta: ERP on kuin sydän, liiketoimintalogiikka on kuin hermosto, tapahtumadata on kuin verta ja sovellukset ovat kuin lihaksisto ja luut. Aivoja ei voida koneella vielä täysin korvata, joten paikkansa jää myös ihmisen luovuudelle.

Microsoft kutsuu omaa vakiorakennuspalikoidensa alustaa Power Platformiksi. Erityyppisiä ohjelmistojen rakennuspalikoita ovat

• Käyttöliittymä (Microsoftilla PowerApps),
  
  
• Työnkulut ja liiketoimintalogiikka (Microsoftilla Flow) sekä
  
  
• Tietolähteet ja niiden rajapinnat (Microsoftilla Common Data Service ja Connectors).

Samat rakennuspalikat ovat olleet toki sovelluskehittäjien eli koodareiden käytössä aina, mutta nyt suunta on tuoda nämä työkalut käyttöön edistyneille käyttäjille ilman, että tarvitsisi osata ohjelmoida (ns. low-code-sovelluskehitys). Samaan tapaan kuin Excel on mahdollistanut laskenta-, analysointi- ja raportointipuolella mitä mielenkiintoisimpia yrityskohtaisia lähestymistapoja, mahdollistavat yllämainitut rakennuspalikat liiketoimintaprosesseihin räätälöityjen sovellusten rakentamisen.

Kuluttajat ovat tottuneet helppokäyttöisiin ja nopeasti kehittyviin sovelluksiin (apps), mutta yrityspuolella kehityssyklit ovat olleet huomattavasti hitaampia. Yrityspuolella päivitykset tehdään monesti vasta sitten, kun teknologia on ajanut jo ohi nykyisistä järjestelmistä, mikä näkyy muun muassa tuen loppumisena tai työläinä integraatiorajapintoina.

Pilvimalli tukee jatkuvaa kehitystä

Tällainen kehityshyppy on kertalaakina vaikea, hidas ja kallis. Myös riskit ovat suuret. Jatkuvasti kehittyvään alustaan tulee uusia rajapintoja yleisesti käytössä oleviin palveluihin, mitä pilvimalli tukee hyvin. Näin ollen kustannukset jakautuvat pidemmälle ajalle ja kehitystyö tapahtuu viimeisimpään versioon, eikä kehityksen kelkasta putoamista teknologisessa mielessä tapahdu niin helposti. Lisäksi jatkuvasti päivittyvässä pilvimallissa alustatoimittajan kehitystyön hedelmät ovat saatavissa heti käyttöön, joskin kustannuksia tulee muun muassa uusien versioiden testaamisesta.

Pilvimallin avoimet rajapinnat mahdollistavat myös oman tai lisälogiikan laukaisun (trigger), joka voi liittyä joko automatisoituun tai ihmisen tekemään päätöksentekoon. Esimerkiksi ohjelmistorobotin on helpompi tarttua vakioituun laukaisimeen kuin ihmiselle suunniteltuun käyttöliittymän osaseen.

Rajapintojen kautta voidaan myös hyödyntää koneoppimisen algoritmeja ja avata mahdollisuudet jopa tekoälyn hyödyntämiseen. Esimerkiksi työläisiin perustietojen ylläpitoon ja siistimiseen nimike-, toimittaja- ja asiakasrekisterissä voidaan valjastaa väsymätön robotti – ikään kuin ERP:n talkkariksi.

Mieti ainakin näitä pilvimatkallasi

En väitä, että tämä lähestymistapa olisi tie autuuteen ja tekisi päätöksenteosta ja tekemisestä yhtään helpompaa. Sen sijaan nostaisin muutaman näkökulman esiin, joita yritysten kannattaa miettiä pilvimatkallaan.

• Järjestelmäarkkitehtuurin ja järjestelmäarkkitehtien merkitys kasvaa. Markkinoilla on yhä enemmän erilaisia teknologioita ja mahdollisuuksia, joiden elinkaaret voivat olla hyvinkin lyhyitä. Kokonaisarkkitehtuurin ymmärrys ja liiketoimintaprosessien kytkennät toisiinsa täytyvät olla hyvin hallussa. Tämä ei tietysti ole pahitteeksi, kun yrityksessä keskustellaan järjestelmien tuesta liiketoiminnalle. Järjestelmät toki tämän myötä pirstaloituvat, kun yhä useampi voi olla mukana kehitystyössä. Toisaalta tämä tukee ja mahdollistaa ihmisten osallistumista ja sitoutumista toiminnan kehittämiseen.
  
  
• Mikään ei poista järjestelmien pääkäyttäjien roolin tärkeyttä. Päinvastoin alustamallissa heiltä vaaditaan jopa laajempaa eri teknologioiden ymmärrystä: miten valita parhaat alustat ratkaisujen rakentamiselle? Lisäksi pääkäyttäjiltä tulee löytyä sisäistä paloa teknologian hyödyntämiseen ja kokeilukulttuuriin. Kokeilujen tekeminen myös helpottuu, kun työkalut ja rajapinnat ovat valmiina tai pienellä kehitystyöllä rakennettavissa. Päätä joutuu hakkaamaan seinään, ihan niin kuin rakkaan (/vihatun) Excelin kanssa.
  
  
• Raja toteutuskumppanin (Esim. ERP-partneri) ja asiakkaan roolien välillä hämärtyy. Asiakasyritysten edustajilla on mahdollista ottaa helpommin haltuun alustan tarjoamat työkalut ja rakentaa itse tarvitsemansa sovellukset, työnkulut ja tietolähteet. Toisaalta toteutuskumppanin osaamista voidaan hyödyntää vaikeampien ratkaisujen toimittamisessa, kun esimerkiksi low-code-sovelluskehitys ei riitä vaan tarvitaan kokeneempaa kehittäjää.
  
  
• Testauksen tulee olla lähes jatkuvaa ja sen merkitys kasvaa. Uusia ominaisuuksia ilmestyy ja vähän käytettyjä myös poistuu käytöstä siirtymäajan jälkeen. Tämä vaatii aktiivista otetta eikä ERP voi enää pyöriä sellaisenaan hitaalla päivitysten julkaisusyklillä. Testausautomaatioon kannattaa investoida, ettei testaamisen määrä kasva kohtuuttomasti ja tuotantoympäristö toimii ilman yllättäviä "uusia piirteitä".

Alustamalliin pääsee mukaan myös ilman ERP-investointia. Esimerkiksi Microsoftin rakennuspalikat ovat saatavissa pilvestä heti ja kokeilemaan voi lähteä erillisillä ohjelmilla tai vaikka kytkemällä niitä SharePointin tai Officen tietolähteisiin. Let's build some apps!

Tutustu tarkemmin Efiman tarjoamiin toiminnanohjausjärjestelmiin klikkaamalla tästä. Efima ERP – liiketoiminnan digisydän – rakentuu markkinoiden johtavien pilvipalveluiden, Microsoft Dynamics 365 ja Unit4-järjestelmien ympärille.